บทความนี้จะระบุเอกสารที่ต้องเตรียมสำหรับแต่ละขั้นตอนในการย้ายที่ตั้งบริษัท เช่น การแจ้งกรมพัฒนาธุรกิจการค้า, กรมสรรพากร, ประกันสังคม เป็นต้น
การย้ายที่ตั้งบริษัทเป็นการเปลี่ยนแปลงครั้งใหญ่ที่ส่งผลกระทบต่อการดำเนินงานของธุรกิจ ดังนั้นการเตรียมตัวให้พร้อมจึงเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่ง หนึ่งในสิ่งที่ขาดไม่ได้คือการจัดเตรียมเอกสารให้ครบถ้วน เพื่อให้การย้ายเป็นไปอย่างราบรื่นและถูกต้องตามกฎหมาย
ทำไมต้องเตรียมเอกสารให้พร้อม?
ความถูกต้องตามกฎหมาย : การมีเอกสารครบถ้วนเป็นการยืนยันว่าการเปลี่ยนแปลงที่ตั้งเป็นไปตามขั้นตอนและถูกต้องตามกฎหมาย
ความสะดวกในการดำเนินการ : การเตรียมเอกสารล่วงหน้าจะช่วยให้การดำเนินการกับหน่วยงานราชการต่างๆ เป็นไปอย่างรวดเร็ว
ป้องกันปัญหา : การมีเอกสารที่ครบถ้วนจะช่วยลดความเสี่ยงที่จะเกิดปัญหาหรือข้อผิดพลาดในภายหลัง
เอกสารย้ายเปลี่ยนที่ตั้งธุรกิจที่ต้องเตรียมยื่นกรมพัฒนาธุรกิจการค้า
การย้ายที่ตั้งบริษัทระหว่างย้ายที่ตั้งภายในจังหวัดเดียวกันกับย้ายไปคนละจังหวัด เอกสารที่ใช้จะแตกต่างกันเล็กน้อย ดังนี้
การย้ายที่ตั้งบริษัทอยู่ในจังหวัดเดียวกัน (ที่ตั้งเดิมกับที่ตั้งใหม่อยู่ในจังหวัดเดียวกัน)
ตามกฎหมายไม่ได้ระบุว่าการย้ายที่ตั้งต้องได้รับอนุมัติจากที่ประชุมผู้ถือหุ้นหรือที่ประชุมคณะกรรมการ ดังนั้นจึงมีขั้นตอนไม่ยุ่งยากมาก ก็คือ
1. จัดทำคำขอจดทะเบียนและยื่นเอกสารขอจดทะเบียน
2. นายทะเบียนจึงจะรับจดทะเบียน
โดยมีเอกสารที่ต้องใช้ ดังนี้
- แบบ บอจ. 1 คำขอจดทะเบียนบริษัทจำกัด
- แบบ บอจ. 4 รายการจดทะเบียนแก้ไขเพิ่มเติม หรือมติพิเศษ
- คำรับรองการจดทะเบียนบริษัทจำกัด
- แผนที่ตั้งสำนักงานใหม่ และรหัสประจำบ้าน
- สำเนาบัตรประจำตัวของกรรมการที่ลงชื่อในคำขอจดทะเบียน
- สำเนาหลักฐานการเป็นผู้รับรองลายมือชื่อ (ถ้ามี)*
- หนังสือมอบอำนาจ กรณีที่ไม่ได้ยื่นขอจดทะเบียนได้ด้วยตนเอง พร้อมผนึกอากรแสตมป์10 บาท
- ในกรณีที่บริษัทเช่าสถานที่ ต้องใช้สัญญาเช่า หรือ หนังสือยินยอมให้ใช้สถานที่ด้วย
*ผู้รับรองลายมือชื่อ หมายความว่า ทนายความหรือผู้สอบบัญชีรับอนุญาต ซึ่งได้ขึ้นทะเบียนเป็นผู้รับรองลายมือชื่อ
การย้ายที่ตั้งแห่งใหม่ไปอยู่ในจังหวัดอื่น (ที่ตั้งเดิมและที่ตั้งใหม่อยู่คนละจังหวัด)
ตามกฎหมายได้ระบุไว้ให้มีการประชุมผู้ถือหุ้นเพื่อให้มีมติพิเศษ จึงต้องนัดประชุมผู้ถือหุ้น
การนัดประชุมผู้ถือหุ้น
ประกาศลงหนังสือพิมพ์และส่งไปรษณีย์ตอบรับหรือส่งมอบให้ผู้ถือหุ้นอย่างน้อย 1 ครั้ง ก่อนวันประชุมไม่น้อยกว่า 14 วัน นอกจากนี้จะต้องระบุวาระการประชุมให้แก้ไขเพิ่มเติมว่าบริษัทจะย้ายสำนักงานไปอยู่จังหวัดใดในหนังสือบริคณห์สนธิ
การจัดประชุมผู้ถือหุ้น
สำหรับการเปลี่ยนที่ตั้งบริษัทแห่งใหม่นั้นเป็นมติพิเศษ เสียงข้างมากต้องไม่ต่ำกว่า 3 ใน 4 ของที่ประชุมที่มีสิทธิออกเสียงหรือเสียงทั้งหมดของผู้ถือหุ้น
การเปลี่ยนแปลงที่อยู่
หลังจากที่ประชุมมีเสียงข้างมากเปลี่ยนที่ตั้งบริษัทแล้ว ขั้นตอนต่อไปคือ ยื่นคำขอจดทะเบียนรายการแก้ไขเพิ่มเติมหนังสือบริคณห์สนธิข้อ 2 (สำนักงานของบริษัท) และแก้ไขเพิ่มเติมที่ตั้งสำนักงานแห่งใหม่ โดยมีเอกสารเหมือนกับการย้ายที่ตั้งในจังหวัดเดียวกันและมีเอกสารเพิ่มเติมดังนี้
- แบบ บอจ. 1 คำขอจดทะเบียนบริษัทจำกัด
- แบบ บอจ. 4 รายการจดทะเบียนแก้ไขเพิ่มเติม หรือมติพิเศษ
- คำรับรองการจดทะเบียนบริษัทจำกัด
- หนังสือบริคณห์สนธิ (ฉบับแก้ไขเพิ่มเติม) พร้อมชำระอากรแสตมป์ 50 บาท
- แผนที่ตั้งสำนักงานใหม่ และรหัสประจำบ้าน
- สำเนาบัตรประจำตัวของกรรมการที่ลงชื่อในคำขอจดทะเบียน
- สำเนาหลักฐานการเป็นผู้รับรองลายมือชื่อ (ถ้ามี)*
- หนังสือมอบอำนาจ กรณีที่ไม่ได้ยื่นขอจดทะเบียนได้ด้วยตนเอง พร้อมผนึกอากรแสตมป์10 บาท
- ในกรณีที่บริษัทเช่าสถานที่ ต้องใช้สัญญาเช่า หรือ หนังสือยินยอมให้ใช้สถานที่ด้วย
*ผู้รับรองลายมือชื่อ หมายความว่า ทนายความหรือผู้สอบบัญชีรับอนุญาต ซึ่งได้ขึ้นทะเบียนเป็นผู้รับรองลายมือชื่อ
เอกสารย้ายเปลี่ยนที่ตั้งธุรกิจที่ต้องเตรียมยื่นกรมสรรพากร
- แบบคำขอแจ้งเปลี่ยนแปลงการจดทะเบียน (ภ.พ.09) จำนวน 3 ฉบับ
- ใบทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม (ภ.พ.20) เดิม
- หลักฐานแสดงที่ตั้งสถานประกอบการแห่งใหม่
- กรณีเช่าสถานที่ ใช้สัญญาเช่าอาคารปิดอากรแสตมป์ หรือหนังสือยินยอมให้ใช้สถานที่
- สำเนาทะเบียนบ้านที่ตั้งสถานประกอบการ
- สำเนาเอกสารแสดงกรรมสิทธิ์ของผู้ให้เช่า/ผู้ยินยอม ได้แก่
A. สำเนาสัญญาซื้อขาย
B. สำเนาโฉนดที่ดิน
C. คำขอเลขที่บ้าน
- สำเนาบัตรประจำตัวประชาชน
- สำเนาทะเบียนบ้านสถานประกอบการของผู้ให้เช่าหรือผู้ยินยอม หนังสือรับรองนิติบุคคล(กรณีนิติบุคคลเป็นผู้ให้เช่า)
- แผนที่แสดงที่ตั้งของสถานประกอบการ พร้อมภาพถ่ายสถานประกอบการแห่งใหม่
- หนังสือมอบอำนาจปิดอากรแสตมป์ พร้อมสำเนาบัตรประจำตัวประชาชนของผู้มอบอำนาจและผู้รับมอบอำนาจ ในกรณีผู้ประกอบการไม่ได้มายื่นเอกสารด้วยตนเอง
- สำเนาบัตรประจำตัวประชาชนของกรรมการผู้มีอำนาจลงนาม
- สำเนาหนังสือรับรองบริษัท ต้องไม่เกิน 6 เดือน
เอกสารย้ายเปลี่ยนที่ตั้งธุรกิจที่ต้องเตรียมยื่นกรมสรรพากร
- แบบแจ้งเปลี่ยนแปลงข้อเท็จจริงนายจ้าง (สปส.6-15)
- หนังสือรับรองบริษัท ฉบับที่อยู่ใหม่
- แผนที่ตั้งใหม่ และภาพถ่ายสถานประกอบการ
- สัญญาเช่าหรือหนังสือยินยอมให้ใช้สถานที่ (ในกรณีเช่าสถานที่)
- สำเนาทะเบียนบ้านที่ตั้งใหม่
- หลักฐานแสดงความเป็นเจ้าบ้าน
A. กรณีบุคคลธรรมดาใช้สำเนาบัตรประชาชน
B. กรณีนิติบุคคลใช้หนังสือรับรองบริษัท และสำเนาบัตรประชาชนของกรรมการบริษัท
- กรณีไม่ได้เดินทางไปยื่นเปลี่ยนด้วยตัวเองหนังสือมอบอำนาจ (กรณีไม่ได้ไปด้วยตัวเอง)