เราจะเห็นจากข่าวในแต่ละวันเพลิงไหม้สามารถเกิดขึ้นได้ตลอดเวลา แม้ว่าสถานที่นั้นจะมีการดูแลอย่างดีก็ตาม ไม่ว่าสถานการณ์ใดก็ตามอาจจะเกิดไฟไหม้ได้ นักบัญชีต้องปวดหัวแน่นอนเพราะว่าเอกสารบัญชีของเราอาจเสียหายจากเหตุการณ์ไฟไหม้แบบไม่ทันตั้งตัว

เราจะทำยังไงดี เมื่อเรารู้ดีว่า ตามกฎหมายแล้ว กิจการจะต้องเก็บเอกสารทางบัญชีไว้ที่สถานประกอบการไม่ต่ำกว่า 5 ปี แล้วถ้าหากเกิดไฟไหม้ เอกสารสูญหายบริษัทและนักบัญชีต้องทำอย่างไร? อย่าเพิ่งกังวลไป จริง ๆ แล้ว สำหรับเอกสารที่เสียหายหรือสูญหาย เพราะเหตุสุดวิสัย เช่น น้ำท่วม หรือไฟไหม้ เราสามารถแก้ปัญหาได้ตามขั้นตอนต่อไปนี้

ค้นหาหรือสำรวจเอกสารที่เสียหายและสูญหาย

ลำดับแรกต้องสำรวจเอกสารที่เสียหายก่อนว่ามีอะไรเสียหายไปบ้าง โดยทำลิสต์เอกสารที่เสียหายไปตามนี้

• เอกสารอะไร
• เดือน/ปีใด
• รายละเอียดอื่น ๆ (เท่าที่มี)
• ภายถ่าย สถานที่ที่เสียหาย เช่น สำนักงานไฟไฟม้ หรือสำนักงานน้ำท่วม

แจ้งตำรวจ

ให้เจ้าของกิจการดำเนินการแจ้งความกับเจ้าหน้าที่ตำรวจเพื่อลงบันทึกประจำวันว่าเอกสารใดเสียหายบ้างตามลิสต์และหลักฐานที่เตรียมไว้

แจ้งกับทางกรมพัฒนาธุรกิจการค้าและสรรพากร

หลังจากแจ้งตำรวจแล้ว จากนั้นให้แจ้งกับทางกรมพัฒนาธุรกิจการค้าและสรรพากรพื้นที่ภายใน 15 วัน โดยต้องมีเอกสารดังต่อไปนี้

• กรอกแบบแจ้ง
• แบบใบแจ้งความกับเจ้าหน้าที่ตำรวจแนบไปด้วย

ขอเอกสารหรือสำเนาเอกสารต่าง ๆ มาใช้

สำหรับเอกสารต่าง ๆ ตามลิสต์ที่หาไป คู่ค้าจะมีสำเนาเก็บไว้ที่สำนักงาเช่นกัน เราสามารถติดต่อขอสำเนาเอกสารมาใช้ได้ยกตัวอย่างเช่น

• สำเนาใบกำกับภาษีขาย : ติดต่อกับลูกค้า
• สำเนาใบกำกับภาษีซื้อ : ติดต่อกับผู้ขาย
• แบบแสดงรายการภาษี : คัดแบบแสดงรายการภาษีจากกรมสรรพากร