ก่อนอื่นต้องทำความเข้าใจเรื่องค่ารับรองคืออะไร ‘ค่ารับรอง’ ถือเป็นหนึ่งในรายจ่ายที่บริษัทจะนำไปคำนวณกำไรสุทธิได้  แต่ไม่ใช่ว่าจะนำค่าใช้จ่ายทุกอย่างมาเป็นค่ารับรอง เพราะค่าใช้จ่ายที่จะนำมาเป็นค่ารับรองต้องเป็นไปตามที่กฎกระทรวง ฉบับที่ 143 (พ.ศ. 2522) ออกตามความในประมวลรัษฎากร ว่าด้วยภาษีเงินได้กำหนด ดังต่อไปนี้

ค่ารับรองหรือค่าบริการนั้น ต้องเป็นค่ารับรองหรือค่าบริการอันจำเป็นตามธรรมเนียมประเพณีทางธุรกิจทั่วไป และบุคคลซึ่งได้รับการรับรองหรือรับบริการต้องมิใช่ลูกจ้างของบริษัทหรือห้างหุ้นส่วนนิติบุคคลเว้นแต่ลูกจ้างดังกล่าวจะมีหน้าที่เข้าร่วมในการรับรองหรือการบริการนั้นด้วย ซึ่งต้องเป็นไปตามหลักเกณฑ์ดังนี้

• ค่ารับรองหรือค่าบริการ ต้องเป็นค่าใช้จ่ายอันเกี่ยวเนื่องโดยตรงกับการรับรองหรือการบริการที่จะอำนวยประโยชน์แก่กิจการ เช่น ค่าที่พัก ค่าอาหาร ค่าเครื่องดื่ม ค่าดูมหรสพ ค่าใช้จ่ายเกี่ยวกับการกีฬา เป็นต้น
• ค่ารับรองหรือค่าบริการ ต้องเป็นค่าสิ่งของที่ให้แก่บุคคลซึ่งได้รับการรับรองหรือรับบริการไม่เกินคนละ 2,000 บาท ในแต่ละคราวที่มีการรับรองหรือการบริการ
• จำนวนเงินค่ารับรองและค่าบริการให้นำมาหักเป็นรายจ่ายได้เท่ากับจำนวนที่ต้องจ่าย แต่รวมกันต้องไม่เกินร้อยละ 0.3 ของจำนวนเงินยอดรายได้หรือยอดขายที่ต้องนำมารวมคำนวณกำไรสุทธิก่อนหักรายจ่ายใด ในรอบระยะเวลาบัญชีหรือของจำนวนเงินทุนที่ได้รับชำระแล้วถึงวันสุดท้ายของรอบระยะเวลาบัญชี แล้วแต่จำนวนใดจะมากกว่า ทั้งนี้รายจ่ายที่จะนำมาหักได้จะต้องมีจำนวนสูงสุดไม่เกิน 10 ล้านบาท
• ค่ารับรองหรือค่าบริการนั้น ต้องมีกรรมการหรือผู้เป็นหุ้นส่วนหรือผู้จัดการ หรือผู้ได้รับมอบหมายจากบุคคลดังกล่าวเป็นผู้อนุมัติหรือสั่งจ่ายค่ารับรอง หรือค่าบริการนั้นด้วย และต้องมีใบรับหรือหลักฐานของผู้รับสำหรับเงินที่จ่ายเป็นค่ารับรองหรือเป็นค่าบริการเว้นแต่ในกรณีที่ผู้รับเงินไม่มีหน้าที่ต้องออกใบรับตามประมวลรัษฎากร

เงินใส่ซองงานแต่งลูกค้า และเงินสนับสนุนของรางวัลจัดงานปีใหม่บริษัทลูกค้า สามารถนำมาลงเป็นค่ารับรองได้หรือไม่?

ตามที่ระบุไปข้างต้นว่า ‘รายจ่ายค่ารับรองค่าบริการบุคคลซึ่งได้รับรองหรือรับบริการต้องมิใช่ลูกจ้างของบริษัทหรือห้างหุ้นส่วนนิติบุคคลเว้นแต่ ลูกจ้างดังกล่าวจะมีหน้าที่เข้าร่วมในการรับรองหรือรับบริการนั้นด้วย และเกี่ยวเนื่องโดยตรงกับการรับรอง เช่น ค่าที่พัก ค่าอาหาร ค่าเครื่องดื่ม ค่าดูมหรสพ เป็นต้น'

คำตอบก็คือ ไม่ว่าจะซองงานแต่ง ซองผ้าป่า ซองงานบวช หรือเงินสนับสนุนของรางวัลต่าง ๆ ให้กับลูกค้าก็ไม่สามารถบันทึกเป็นค่ารับรองได้เพราะไม่อยู่ในเงื่อนไข เพราะรายจ่ายส่วนนี้จัดเป็นรายจ่ายส่วนตัวและเป็นรายจ่ายอันมีลักษณะเป็นการให้โดยเสน่หามากกว่าการหารายได้ให้กับธุรกิจ และไม่ใช่รายจ่ายเพื่อกิจการค้าของบริษัทฯโดยเฉพาะ จึงนำมาถือเป็นรายจ่ายไม่ได้ต้องห้าม  เว้นแต่รายจ่ายเพื่อการกุศลสาธารณะหรือเพื่อการสาธารณะประโยชน์  ตามมาตรา 65 ตรี (3) และ(13) แห่งประมวลรัษฎากร

กฎหมายที่เกี่ยวข้อง : มาตรา 65 ตรี

(3) รายจ่ายอันมีลักษณะเป็นการส่วนตัว การให้โดยเสน่หา หรือการกุศล เป็นรายจ่ายต้องห้าม   เว้นแต่ รายจ่ายเพื่อการกุศลสาธารณะหรือเพื่อการสาธารณะประโยชน์ ตามที่อธิบดีกำหนดโดยอนุมัติรัฐมนตรี ในส่วนที่ไม่เกินร้อยละ 2 ของกำไรสุทธิ และรายจ่ายเพื่อการศึกษาหรือเพื่อการกีฬา ตามที่อธิบดีกำหนดโดยอนุมัติรัฐมนตรี ในส่วนที่ไม่เกินร้อยละ 2 ของกำไรสุทธิ โดยให้เป็นไปตามที่อธิบดีกรมสรรพากรกำหนดโดยอนุมัติรัฐมนตรี

*กรณีที่บริษัทจ่ายให้เองโดยไม่มีข้อบังคับ และมิใช่เป็นการจ่ายตามกฎหมายหรือระเบียบใด ๆ จึงเป็นรายจ่ายอันมีลักษณะเป็นการส่วนตัวหรือการให้โดยเสน่หา บริษัทจะนำมาหักเป็นรายจ่ายในการคำนวณกำไรสุทธิไม่ได้ ต้องห้าม

(13) รายจ่ายซึ่งมิใช่รายจ่ายเพื่อหากำไรหรือเพื่อกิจการโดยเฉพาะถือเป็นรายจ่ายต้องห้าม เพราะบริษัทหรือห้างหุ้นส่วนตั้งขึ้นเพื่อมุ่งค้าหากำไร การชำระเงินควรอยู่ภายในวัตถุประสงค์ของการประกอบกิจการของบริษัทหรือห้างหุ้นส่วนนิติบุคคลนั้น

เงินใส่ซองงานแต่ง หรือเงินสนับสนุนของรางวัลจัดงานปีใหม่บริษัทลูกค้า เป็นค่ารับรองได้หรือไม่

ARAC : รับจัดทำบัญชี การวิเคราะห์และจัดทำงบการเงิน จัดทำสมุดบัญชีจ่ายเงิน