เวลาไปซื้อสินค้าหรือบริการจากร้านค้าเล็กๆ หรือร้านค้าที่ไม่ได้จดทะเบียนอย่างถูกต้อง เมื่อเราจ่ายเงินซื้อสินค้าหรือบริการจากร้านค้าเหล่านั้น ทางร้านจะออกเอกสาร “บิลเงินสด” บางครั้งอาจจะมีการแนบนามบัตรร้านค้า หรือไม่ก็ใช้วิธีการประทับตรายางที่มีชื่อ ที่อยู่ เบอร์โทรศัพท์ ของร้านค้า

เอกสารหลักฐานที่ทางสรรพากรให้การยอมรับสามารถนำมาเป็นค่าใช้จ่ายของบริษัทได้ควรจะมีลักษณะดังนี้

• ชื่อ และที่อยู่ของผู้ขาย
• ชื่อ และที่อยู่ของผู้ซื้อ
• หมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษี หรือ หมายเลขประจำตัวประชาชน
• รายละเอียดสินค้าหรือบริการ จำนวนเงิน
• เป็นรายจ่ายที่เกี่ยวข้องกับกิจการ

ซึ่งโดยทั่วไปแล้วเอกสารบิลเงินสดจะไม่มีข้อมูลที่ครบถ้วนตามลักษณะข้างต้น ทำให้สามารถนำมาเป็นค่าใช้จ่ายของบริษัท แต่อย่างไรก็ตามทางสรรพากรก็ช่วยออกเป็นแนวทางการปฏิบัติกรณีที่ผู้ขายออกเอกสารบิลเงินสด เพื่อให้ผู้ประกอบการสามารถนำมาเป็นค่าใช้จ่ายของบริษัท ดังนี้

• จัดทำเอกสารใบรับเงิน ซึ่งจะต้องมีการระบุชื่อผู้รับเงิน ที่อยู่ หมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษี/หมายเลขบัตรประชาชน วันเดือนปีที่จ่ายเงิน รายละเอียดสินค้าหือบริการ จำนวนเงิน และลายเซ็นผู้รับเงิน
• กรณีเป็นบุคคลธรรมดาควรแนบเอการสำเนาบัตรประชาชน พร้อมเซ็นรับรอง
• ควรใช้วิธีการโอนเงินให้กับผู้ขาย กรณีที่มียดค่าใช้จ่ายสูง พร้อมเอกสาร Payslip หรือหลักฐาการจ่ายชำระเงิน
• กรณีเป็นค่าบริการ จะต้องหักภาษี ณ ที่จ่าย พร้อมออกใบรับรองหัก ณ ที่จ่ายให้ผู้ถูกหัก และนำเงินภาษีที่หักไว้นำส่งกรมสรรพากร