การตัดหนี้สูญ เป็นการบันทึกบัญชีของลูกหนี้การค้าหรือลูกหนี้อื่นอันเกิดจากการดำเนินงาน ให้เป็นหนี้สูญ เนื่องจากกิจการได้ติดตามทวงถามจนสุดความสามารถแล้ว แต่ลูกหนี้ไม่สามารถชำระหนี้ได้ โดยมีหลักฐานชัดแจ้ง เช่น ใบส่งของ สัญญา ใบกำกับภาษี และใบแจ้งหนี้ เป็นต้น โดยหลักเกณฑ์ในการตัดหนี้สูญตามประมวลรัษฎากร มาตรา 65 ตรี กำหนดว่า

ตามความในมาตรา 4 แห่งประมวลรัษฎากร ซึ่งแก้ไขเพิ่มเติมโดยพระราชบัญญัติแก้ไขเพิ่มเติมประมวลรัษฎากร (ฉบับที่ 20) พ.ศ. 2513 และมาตรา 65 ทวิ (9) แห่งประมวลรัษฎากร ซึ่งแก้ไขเพิ่มเติมโดยพระราชบัญญัติแก้ไขเพิ่มเติมประมวลรัษฎากร (ฉบับที่ 25) พ.ศ. 2525 รัฐมนตรีว่าการกระทรวงการคลัง ออกกฎกระทรวงไว้ ดังต่อไปนี้

ข้อ 1   ให้ยกเลิกกฎกระทรวง ฉบับที่ 181 (พ.ศ. 2532) ออกตามความในประมวลรัษฎากร ว่าด้วยการจำหน่ายหนี้สูญจากบัญชีลูกหนี้

ข้อ 2  การจำหน่ายหนี้สูญจากบัญชีลูกหนี้ของบริษัทหรือห้างหุ้นส่วนนิติบุคคลให้กระทำได้ตามหลักเกณฑ์ วิธีการ และเงื่อนไขที่กำหนดในกฎกระทรวงนี้

ข้อ 3 หนี้สูญที่จะจำหน่ายจากบัญชีลูกหนี้ต้องเป็นหนี้ที่มีลักษณะดังต่อไปนี้

ต้องเป็นหนี้จากการประกอบกิจการหรือเนื่องจากการประกอบกิจการ หรือหนี้ที่ได้รวมเป็นเงินได้ในการคำนวณกำไรสุทธิ ทั้งนี้ ไม่รวมหนี้ที่ผู้เป็น หรือเคยเป็นกรรมการหรือหุ้นส่วนผู้จัดการเป็นลูกหนี้ ไม่ว่าหนี้นั้นจะเกิดขึ้นก่อนหรือในขณะที่ผู้นั้นเป็นกรรมการหรือหุ้นส่วนผู้จัดการ

ต้องเป็นหนี้ที่ยังไม่ขาดอายุความและมีหลักฐานโดยชัดแจ้งที่สามารถฟ้องลูกหนี้ได้

ข้อ 4 ในกรณีหนี้ของลูกหนี้แต่ละรายมีจำนวนเกิน 2,000,000 บาท หนี้สูญที่จะจําหน่ายจากบัญชีลูกหนี้นอกจากต้องมีลักษณะตามข้อ 3 แล้ว ต้องมีการดำเนินการดังต่อไปนี้ด้วย

(4.1) ได้ติดตามทวงถามให้ชําระหนี้ตามสมควรแก่กรณี โดยมีหลักฐานการติดตามทวงถามอย่างชัดแจ้ง แต่ไม่ได้รับชําระหนี้ โดยปรากฏว่า

(4.1.1.) ลูกหนี้ถึงแก่ความตาย เป็นคนสาบสูญ หรือมีหลักฐานว่าหายสาบสูญไป และไม่มีทรัพย์สินใด ๆ จะชําระหนี้ได้ หรือ

(4.1.2.) ลูกหนี้เลิกกิจการ และมีหนี้ของเจ้าหนี้รายอื่นมีบุริมสิทธิเหนือทรัพย์สินทั้งหมดของลูกหนี้อยู่ในลำดับก่อนเป็นจำนวนมากกว่าทรัพย์สินของลูกหนี้

(4.2.) ได้ดำเนินการฟ้องลูกหนี้ในคดีแพ่งหรือได้ยื่นคําขอเฉลี่ยหนี้ในคดีที่ลูกหนี้ถูกเจ้าหนี้รายอื่นฟ้องในคดีแพ่ง โดยได้มีหมายบังคับคดีของศาลแล้วและมีรายงานการบังคับคดีครั้งแรกของเจ้าพนักงานบังคับคดีอันสามารถแสดงได้ว่าได้มีการดำเนินการบังคับคดีแล้ว แต่ลูกหนี้ไม่มีทรัพย์สินใดจะชําระหนี้ได้

(4.3.) ได้ดำเนินการฟ้องลูกหนี้ในคดีล้มละลายหรือได้ยื่นคําขอรับชําระหนี้ในคดีที่ลูกหนี้ ถูกเจ้าหนี้รายอื่นฟ้องในคดีล้มละลายหรือในคดีที่ผู้ชําระบัญชีร้องขอให้ศาลพิพากษาให้ลูกหนี้เป็นบุคคลล้มละลายโดยได้มีการประนอมหนี้กับลูกหนี้โดยศาลมีคำสั่งเห็นชอบด้วยกับการประนอมหนี้นั้นหรือลูกหนี้ถูกศาลพิพากษาให้เป็นบุคคลล้มละลายและได้มีการแบ่งทรัพย์สินของลูกหนี้ครั้งแรกหรือศาลได้มีคำสั่งปิดคดีแล้ว

            การดำเนินการตาม (4.2.) หรือ (4.3) ที่ได้กระทำในต่างประเทศหรือการดำเนินการอื่นในลักษณะทํานองเดียวกันที่ได้กระทำในต่างประเทศ ต้องมีเอกสารหลักฐานแห่งการดำเนินการที่ผู้มีอำนาจตามกฎหมายของประเทศนั้น ๆ ออกให้ และหลักฐานดังกล่าวต้องได้รับการรับรองคําแปลจากภาษาต่างประเทศเป็นภาษาไทย ตามระเบียบของกระทรวงการต่างประเทศว่าด้วยการรับรองเอกสาร

ข้อ 5 ในกรณีหนี้ของลูกหนี้แต่ละรายมีจำนวนไม่เกิน 2,000,000 บาท หนี้สูญที่จะจําหน่ายจากบัญชีลูกหนี้นอกจากต้องมีลักษณะตามข้อ 3 แล้ว ต้องมีการดำเนินการอย่างใดอย่างหนึ่ง ดังต่อไปนี้ด้วย

(5.1.) ได้ดำเนินการตามข้อ 4.1. แล้ว

(5.2.) ได้ดำเนินการฟ้องลูกหนี้ในคดีแพ่งและศาลได้มีคำสั่งรับคําฟ้องนั้นแล้ว หรือได้ยื่นคําขอเฉลี่ยหนี้ในคดีที่ลูกหนี้ถูกเจ้าหนี้รายอื่นฟ้องในคดีแพ่งและศาลได้มีคำสั่งรับคําขอนั้นแล้ว

(5.3.) ได้ดำเนินการฟ้องลูกหนี้ในคดีล้มละลายและศาลได้มีคำสั่งรับคําฟ้องนั้นแล้ว หรือในคดีที่ผู้ชําระบัญชีร้องขอให้ศาลพิพากษาให้ลูกหนี้เป็นบุคคลล้มละลายและศาลได้มีคำสั่งรับคําฟ้องนั้นแล้วหรือได้ยื่นคําขอรับชําระหนี้ในคดีที่ลูกหนี้ถูกเจ้าหนี้รายอื่นฟ้องในคดีล้มละลาย และเจ้าพนักงานพิทักษ์ทรัพย์หรือศาล แล้วแต่กรณี ได้มีคำสั่งรับคําขอรับชําระหนี้นั้นแล้ว

            ในกรณีตาม (5.2.) หรือ (5.3.) กรรมการหรือหุ้นส่วนผู้จัดการของบริษัทหรือห้างหุ้นส่วนนิติบุคคลผู้เป็นเจ้าหนี้ ต้องมีคำสั่งอนุมัติให้จําหน่ายหนี้นั้นเป็นหนี้สูญจากบัญชีลูกหนี้ ภายในสามสิบวันนับแต่วันสิ้นรอบระยะเวลาบัญชีนั้น

            ให้นําความในข้อ 4 วรรคสอง มาใช้บังคับแก่การดำเนินการตาม (5.2.) หรือ (5.3.) หรือการดำเนินการอื่นในลักษณะทํานองเดียวกันที่ได้กระทำในต่างประเทศ ด้วยโดยอนุโลม

ข้อ 6   ในกรณีหนี้ของลูกหนี้แต่ละรายมีจำนวนไม่เกิน 200,000 บาท

มีลักษณะตามข้อ 3 การจําหน่ายหนี้สูญจากบัญชีลูกหนี้ ให้กระทำได้โดยไม่ต้องดำเนินการตามหลักเกณฑ์ในข้อ 4 หรือข้อ 5 ถ้ามีหลักฐานการทวงหนี้ แต่ไม่ได้รับชําระหนี้และหากจะฟ้องลูกหนี้จะต้องเสียค่าใช้จ่ายไม่คุ้มกับหนี้ที่จะได้รับชําระ

ดังนั้นการตัดหนี้สูญถือเป็นค่าใช้จ่ายของกิจการ ซึ่งสามารถนำไปหักออกจากรายได้เพื่อคำนวณกำไรสุทธิได้