กระดาษต่าง ๆ ที่เราใช้ในบริษัทโดยเฉพาะเอกสารที่เกี่ยวกับบัญชี และการเงิน มีอายุในการเก็บรักษาตามพระราชบัญญัติการบัญชี พ.ศ. 2543 และประมวลรัษฎากร มาตรา 87/3 โดยแต่ละเอกสารก็มีอายุในการเก็บรักษาที่แตกต่างกัน

การเก็บรักษาเอกสารทางบัญชี

พระราชบัญญัติการบัญชี พ.ศ. 2543 มาตรา 5 ได้บัญญัติให้รัฐมนตรีว่าการกระทรวงพาณิชย์ รักษาการตามพระราชบัญญัติ และตามมาตรา 14 ได้บัญญัติให้ผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชี “ต้องเก็บรักษาบัญชีและเอกสารที่ต้องใช้ประกอบการลงบัญชีไว้เป็นเวลาไม่น้อยกว่า 5 ปี” นับแต่วันปิดบัญชีหรือจนกว่าจะมีการส่งมอบบัญชี และเพื่อประโยชน์ในการตรวจสอบ โดยอธิบดีมีอำนาจกำหนดให้ผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชีเก็บรักษาบัญชีและเอกสารที่ต้องใช้ประกอบการลงบัญชีไว้เกิน 5 ปี แต่ไม่เกิน 7 ปี

การเก็บรักษาเอกสารภาษีมูลค่าเพิ่ม

ตามประมวลรัษฎากร มาตรา 87/3 กำหนดให้ผู้ประกอบการ “ต้องเก็บรักษาไว้เป็นเวลาไม่น้อยกว่า 5 ปี แต่ไม่เกิน 7 ปี” นับแต่วันที่ได้ยื่นแบบแสดงรายการภาษีหรือวันทำรายงาน แล้วแต่กรณี

ดังนั้นบริษัทต้องเก็บรักษาเอกสารทางบัญชีและภาษี เพราะเจ้าพนักงานประเมินมีอำนาจออกหมายเรียกหรือมีอำนาจเรียกเก็บภาษีอากรจากผู้มีหน้าที่ยื่นแบบแสดงรายการภาษีหรือผู้มีหน้าที่นำส่งภาษี ซึ่งไม่ได้กำหนดระยะเวลาดำเนินการ เจ้าพนักงานประเมินจึงมีอำนาจออกหมายเรียกหรือประเมินภาษีอากรได้ภายใน 10 ปี ตามมาตรา 23 มาตรา 83/6 และมาตรา 91/16 แห่งประมวลรัษฎากร ซึ่งประมวลรัษฎากร

อ้างอิง : รวมกฎหมายภาษีกรมสรรพากร