แน่นอนอยู่แล้วว่าต้องมีวันที่กรรมการบริษัทนำรถมาใช้หรือยินยอมให้บริษัทใช้รถกันอยู่แล้ว การที่กรรมการบริษัทนำรถยนต์มาใช้ในกิจการ โดยทั่วไปแล้วค่าใช้จ่ายในการใช้รถยนต์จะเป็นไปตามข้อตกลงระหว่างกรรมการและบริษัท ซึ่งต้องมีเอกสารยินยอม ใบเสร็จหรือใบกำกับภาษีสำหรับจ่ายเมื่อใช้รถอย่างชัดเจน ขั้นตอนการนำมาใช้มีอะไรบ้างมาดูกัน

1.ทำหนังสือยินยอม คือกรรมการยินยอมทำเอกสารเพื่อยินยอม โดยต้องระบุเลขทะเบียนที่นำมาใช้ในบริษัท ส่วนค่าใช้จ่ายต่าง ๆ เช่น ค่าซ่อมบำรุงรักษา ค่าน้ำมัน ค่าทะเบียนภาษี อื่นๆ บริษัทจะรับผิดชอบเอง

2.ค่าน้ำมันรถยนต์  จะต้องมีใบเสร็จ/ใบกำกับภาษี จะต้องระบุทะเบียนรถยนต์ให้ถูกต้อง และจัดทำบันทึกการเดินทางสำหรับกรณีที่เจ้าหน้าที่ขอตรวจสอบการใช้รถยนต์

ค่าน้ำมันรถยนต์ จะต้องมีระเบียบการจ่ายค่าน้ำมันในการเดินทาง, ใบเบิก, รายงานการเดินทางในแต่ละวัน, ใบเสร็จรับเงินค่าน้ำมัน (ระบุชื่อของบริษัท / ที่อยู่ / เลขที่นิติบุคคล / เลขทะเบียนรถ) การเขียนใบเบิกทำให้รู้ว่าค่าใช้จ่ายดังกล่าวเกี่ยวข้องกับการประกอบกิจการ

3.แจ้งถึงผู้ถือหุ้น ในหนังสือประชุมผู้ถือหุ้นต้องแจ้งให้ที่ประชุมพิจารณานำรถยนต์กรรมการมาใช้ในงานบริษัท โดยบริษัทรับผิดชอบค่าน้ำมัน / ค่าบำรุงรักษา และค่าทะเบียนภาษี อื่นๆ เพราะค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นต้องให้ผู้ถือหุ้นเห็นชอบด้วย