การซื้อสินค้าเราจะจะรับใบเสร็จหรือใบกำกับภาษีมาจากผู้ขายและผู้ให้บริการ ซึ่งมีการใช้เครื่องที่ออกใบเหล่านี้แตกต่างกันไป ผู้ประกอบการที่เป็นผู้ซื้อก็จะมีหน้าที่ในการเก็บหลักฐานเหล่านี้ไว้ใช้ในการจัดการบัญชีและภาษี โดยใบกำกับภาษีมีอายุที่สามารถนำมาใช้ได้ไม่เกิน 6 เดือน บางธุรกิจจึงเก็บไว้จนลืมไปว่าข้อความในใบเสร็จ/ใบกำกับภาษีสามารถจางหายไปได้ เพราะผู้ขายบางรายไม่ได้ใช้เครื่องพิมพ์ที่ใช้หมึกในการพิมพ์แต่ใช้พิมพ์ด้วยระบบกระดาษความร้อน จึงไม่เหมาะกับการเก็บไว้ระยะเวลานาน

แบบนี้แสดงว่าถ้าผู้ขายใช้เครื่องพิมพ์ด้วยระบบกระดาษความร้อนก็ไม่สามารถนำมาเก็บเป็นหลักฐานได้ ใช่หรือไม่?

ความจริงแล้วบริษัท สามารถนำใบกำกับภาษีที่พิมพ์ด้วยระบบกระดาษความร้อนไปใช้เป็นหลักฐานในการเครดิตภาษีหรือส่งมอบให้เจ้าพนักงานประเมินได้ หากมีข้อความถูกต้องครบถ้วนตามมาตรา 86/4 แห่งประมวลรัษฎากร ที่ระบุว่าใบกํากับภาษีต้องมีรายการอย่างน้อยดังต่อไปนี้

         (1) คําว่า "ใบกํากับภาษี" ในที่ที่เห็นได้เด่นชัด

         (2) ชื่อ ที่อยู่ และเลขประจําตัวผู้เสียภาษีอากรของผู้ประกอบการจดทะเบียนที่ออกใบกํากับ

             ภาษีและในกรณีที่ตัวแทนเป็นผู้ออกใบกํากับภาษีในนามของผู้ประกอบการจดทะเบียนตาม

             มาตรา 86 วรรค 4 หรือมาตรา 86/2 หรือผู้ทอดตลาดเป็นผู้ออกใบกํากับภาษีในนามของ

             ผู้ประกอบการจดทะเบียนตามมาตรา 86/3 ให้ระบุชื่อ ที่อยู่ และเลขประจําตัวผู้เสียภาษีอากร

             ของตัวแทนนั้นด้วย

         (3) ชื่อ ที่อยู่ ของผู้ซื้อสินค้าหรือผู้รับบริการ

         (4) หมายเลขลําดับของใบกํากับภาษีและหมายเลขลำดับของเล่ม ถ้ามี*

         (5) ชื่อ ชนิด ประเภท ปริมาณ และมูลค่าของสินค้าหรือของบริการ

         (6) จํานวนภาษีมูลค่าเพิ่มที่คํานวณจากมูลค่าของสินค้าหรือของบริการ โดยให้แยกออกจาก

             มูลค่าของสินค้าหรือของบริการให้ชัดแจ้ง

         (7) วัน เดือน ปี ที่ออกใบกํากับภาษี

         (8) ข้อความอื่นที่อธิบดีกําหนด

บริษัทฯ มีสิทธินำภาษีซื้อตามใบกำกับภาษีมาหักออกจากภาษีขายในการคำนวณภาษีมูลค่าเพิ่มได้ ไม่เป็นภาษีซื้อต้องห้ามตามมาตรา 82/5 แห่งประมวลรัษฎากร

แต่ถ้าหากข้อความในใบกำกับภาษีจางหายจนไม่สามารถอ่านข้อความได้ ก็ไม่สามารถใช้เป็นเอกสารทางบัญชีหรือภาษีได้อีกต่อไป เพราะไม่ถือว่าเป็นใบกำกับภาษี เนื่องจากมีข้อมูลไม่ชัดเจน

หากนำใบกำกับภาษีที่ข้อความจางหายมาใช้หักออกจากภาษีขายในการคำนวณภาษีมูลค่าเพิ่ม จะมีความผิดเกิดขึ้น เนื่องจากผู้ซื้อสินค้าหรือผู้รับบริการ ไม่สามารถส่งมอบใบกำกับภาษีซื้อให้แก่เจ้าพนักงานประเมินเพื่อตรวจสอบได้ ตรงนี้ถือว่าเป็นกรณีไม่มีใบกำกับภาษีซื้อ

ดังนั้น ในการยื่นแบบ ภ.พ.30 จึงถือว่าเป็นการยื่นแบบแสดงรายการไว้ไม่ถูกต้อง ทำให้จำนวนภาษีซื้อในเดือนภาษีที่แสดงไว้คลาดเคลื่อนไป จึงต้องเสียเบี้ยปรับอีก 1 เท่าของจำนวนภาษีซื้อที่แสดงไว้เกินไป และอาจทำให้จำนวนภาษีที่ต้องเสียในเดือนภาษีคลาดเคลื่อนอีกด้วย ต้องเสียค่าปรับเพิ่มอีก

นอกจากนี้ ยังมีความผิดในกรณีไม่ได้เก็บใบกำกับภาษีไว้ สำหรับภาษีซื้อที่ใช้เครดิตภาษีในการคำนวณภาษีไว้ตามที่กฎหมายกำหนด ต้องเสียค่าปรับอีกร้อยละ 2 ของจำนวนภาษีที่นำมาเครดิต

แต่ในกรณีนี้ผู้ขายสินค้าหรือผู้ให้บริการ อาจมีความผิดด้วย หากไม่สามารถส่งมอบสำเนาใบกำกับภาษีสำหรับภาษีขาย ให้แก่เจ้าพนักงานประเมินเพื่อตรวจสอบได้

อย่างไรก็ตาม หากได้รับใบกำกับภาษีที่พิมพ์ด้วยเครื่องพิมพ์ระบบกระดาษความร้อน หรือข้อความจางหายไปจนไม่สามารถอ่านได้ ผู้ซื้อสินค้าหรือผู้รับบริการ สามารถขอให้ผู้ประกอบการจดทะเบียนที่ออกใบกำกับภาษีออกใบแทนใบกำกับภาษีที่ชำรุดได้ อย่าลืมตรวจสอบเอกสารที่ใช้เป็นหลักฐานเพื่อให้เจ้าที่ตรวจสอบก่อนเป็นการเตรียมพร้อมจะได้ไม่เจอปัญหาตามมาทีหลัง