ลูกหนี้ หมายถึง สิทธิที่กิจการจะได้รับเงินสดหรือทรัพยากรหรือประโยชน์เชิงเศรษฐกิจอื่นๆ เมื่อถึงกำหนดชำระ ลูกหนี้อาจรวมถึงลูกหนี้การค้าและลูกหนี้อื่นๆ ลูกหนี้การค้า หมายถึง ลูกหนี้ที่เกิดจากการขายสินค้าหรือการให้บริการที่กิจการได้ส่งใบแจ้งหนี้หรือได้ตกลงอย่างเป็นทางการกับผู้ซื้อ รายการดังกล่าวนี้อาจอยู่ในรูปของตั๋วเงินรับลูกหนี้อื่น หมายถึง ลูกหนี้ที่ไม่ใช่ลูกหนี้การค้า เช่น ลูกหนี้และเงินให้กู้ยืมแก่กรรมการและลูกจ้าง เงินให้กู้ยืมอื่น เป็นต้น

 

1. การบันทึกบัญชีลูกหนี้

โดยจะมีการบันทึกบัญชีลูกหนี้ ดังนี้

1.1 ลูกหนี้การค้า : ลูกหนี้การค้าจัดอยู่ในหมวด สินทรัพย์หมุนเวียน ประเภท ลูกหนี้การค้าและลูกหนี้อื่น

ลูกหนี้การค้า เป็นสินทรัพย์หมุนเวียนประเภทหนึ่ง  เกิดจากธุรกรรมการซื้อขายแบบเงินเชื่อ หมายถึง สิทธิเรียกร้องของกิจการที่จะได้รับเงินสดหรือทรัพย์สินอื่นที่คาดว่าจะได้รับจากการขายสินค้าหรือให้บริการ ตัวอย่างที่ทำให้เข้าใจง่าย ๆ คือ กรณีลูกหนี้การค้าเปรียบเสมือนร้านขายเสื้อผ้า ขายเสื้อผ้าให้ลูกค้าแบบเงินเชื่อ ลูกค้าสัญญาว่าจะจ่ายเงินภายใน 30 วัน เงินจำนวนนี้ถือเป็นลูกหนี้การค้าของร้าน

ตัวอย่างการบันทึกบัญชีลูกหนี้การค้า

บริษัทขายสินค้าหรือบริการเป็นเงินเชื่อเป็นจำานวนเงิน 100,000 บาท
เดบิต ลูกหนี้การค้า        100,000 บาท
เครดิต รายได้ค่าสินค้า/บริการ  100,000 บาท

1.2 ลูกหนี้อื่น : ลูกหนี้ที่ไม่ใช่ลูกหนี้ทางการค้า เป็นสิทธิเรียกร้องของกิจการที่จะได้รับเงินสดหรือทรัพย์สินอื่นที่คาดว่าจะได้รับจากธุรกรรมที่ไม่ใช่การขายสินค้าหรือให้บริการ ตัวอย่างของลูกหนี้อื่น เช่น เงินทดรองจ่ายล่วงหน้า, เงินประกัน, ลูกหนี้กรมสรรพากร และค่าใช้จ่ายจ่ายล่วงหน้า เป็นต้น

ตัวอย่างการบันทึกบัญชีลูกหนี้อื่น
บริษัทให้กรรมการกู้ยืมเงินเป็นจำนวนเงิน 50,000 บาท
เดบิต เงินให้กู้ยืมแก่กรรมการ 50,000 บาท
เครดิต เงินฝากธนาคาร 50,000 บาท

 

2. ทำไมธุรกิจต้องทำการตั้งสำรองหนี้สงสัยจะสูญ : เปรียบเสมือนการกันเงินส่วนหนึ่งไว้เผื่อกรณีลูกหนี้ไม่ชำระหนี้ เปรียบเสมือนการตั้งเงินสำรองเผื่อไว้เผื่อลูกค้าเบี้ยวหนี้

วิธีการประมาณหนี้สงสัยจะสูญสามารถทำได้ 3 วิธี ได้แก่

         - วิธีอัตราร้อยละของยอดขายเชื่อสุทธิ

         - วิธีอัตราร้อยละของลูกหนี้ที่ค้างชำระจำแนกตามอายุของลูกหนี้

         - วิธีพิจารณาลูกหนี้เป็นแต่ละราย โดยกิจการต้องรับรู้จำนวนหนี้สงสัยจะสูญเป็นค่าใช้จ่ายในงบกำไรขาดทุน

ตัวอย่างการบันทึกบัญชีการตั้งหนี้สงสัยจะสูญ

บริษัทได้ทำการประมาณการสามารถในการชำระหนี้ของลูกหนี้การค้า

โดยใช้หลักวิธีอัตราร้อยละของลูกหนี้ที่ค้างชำระจำแนกตามอายุของลูกหนี้ (สามารถใช้วิธีอื่นได้ตามความเหมาะสมของกิจการ)

ได้จำนวนหนี้สงสัยจะสูญเป็นมูลค่า 100,000 บาท

เดบิต หนี้สงสัยจะสูญ   100,000 บาท

เครดิต ค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญ   100,000 บาท

 

3. การตัดจำหน่ายหนี้สูญ

หากลูกหนี้ยังไม่ชำระหนี้เมื่อครบกำหนดแล้ว และกิจการได้มีการดำเนินการทวงถามหนี้จากลูกหนี้จนถึงที่สุดแล้ว และคาดหมายได้ค่อนข้างแน่นอนว่าจะไม่ได้รับชำระหนี้ ให้กิจการจำหน่ายลูกหนี้ออกจากบัญชี และปรับลดค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญที่เกี่ยวข้อง (ถ้ามี)

 

ตัวอย่างการบันทึกบัญชีการตัดจำหน่ายหนี้สูญ

3.1.1 การบันทึกบัญชีการตัดจำหน่ายหนี้สูญในกรณีดำเนินการตามหลักเกณฑ์ที่กำหนดในกฎกระทรวง ฉบับที่ 186 (พ.ศ.2534) (เป็นรายจ่ายทางภาษี)

จากข้อมูลข้างต้น (ตัวอย่างข้อที่ 2) บริษัททำการตั้งหนี้สงสัยจะสูญเป็นมูลค่า 100,000 บาทไว้แล้ว และคาดหมายว่าจะมีลูกหนี้รายหนึ่งไม่สามารถชำระคืนได้อย่างแน่นอนเป็นจำนวนเงิน 10,000 บาท บริษัทสามารถตัดจำหน่ายหนี้สูญได้ทันที

เดบิต หนี้สูญ   10,000  บาท                      

เครดิต ลูกหนี้การค้า 10,000 บาท

และกลับรายการค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญ

เดบิต ค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญ  10,000 บาท

เครดิต หนี้สงสัยจะสูญ  10,000 บาท

สามารถใช้สิทธิการตัดหนี้สูญโดยนำมาเป็นรายจ่ายทางภาษีได้ในปีนั้น (หากได้ปฏิบัติตามเกณฑ์ทางภาษี)

 

3.1.2 กรณีไม่ตั้งค่าเผื่อหนี้สูญ

บริษัทสามารถตัดจำหน่ายหนี้สูญได้ทันที

เดบิต หนี้สูญ  10,000 บาท

เครดิต ลูกหนี้การค้า  10,000 บาท

 

3.2 การบันทึกบัญชีการตัดจำหน่ายหนี้สูญในกรณีไม่ดำเนินการตามหลักเกณฑ์ที่กำหนดในกฎกระทรวง ฉบับที่ 186 (พ.ศ.2534) (ไม่เป็นรายจ่ายทางภาษี)

3.2.1 กรณีตั้งค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญ

เดบิต ค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญ  10,000 บาท

เครดิต ลูกหนี้การค้า  10,000 บาท

3.2.2 กรณีไม่ตั้งค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญ

บริษัทสามารถตัดจำหน่ายหนี้สูญได้ทันที

เดบิต หนี้สูญ 10,000 บาท

เครดิต ลูกหนี้การค้า   10,000 บาท

ไม่สามารถใช้สิทธิการตัดหนี้สูญมาเป็นรายจ่ายทางภาษีได้ โดยต้องบวกกลับหนี้สูญในกำไรทางบัญชีก่อนคำนวณภาษีเงินได้นิติบุคคล

 

4. หนี้สูญได้รับคืน

หากลูกหนี้ที่กิจการตัดจำหน่ายไปแล้วกลับมาชำระหนี้ให้แก่กิจการ ให้กิจการโอนกลับบัญชีลูกหนี้และค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญ(ถ้ามี) ที่เกี่ยวข้องด้วยจำนวนเงินที่ได้รับกลับคืน พร้อมบันทึกรายการรับชำระหนี้จากลูกหนี้

 

ตัวอย่างการบันทึกบัญชีหนี้สูญได้รับคืน

4.1 การบันทึกบัญชีหนี้สูญได้รับคืนในกรณีตัดจำหน่ายหนี้สูญ

  ดำเนินการตามหลักเกณฑ์ที่กำหนดในกฎกระทรวงฉบับที่ 186

(พ.ศ.2534)

4.1.1 กรณีตั้งค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญ

จากตัวอย่างที่ 3.1.1 ลูกหนี้ที่ได้ตัดจำหน่ายเป็นหนี้สูญไปแล้ว นำเงินมาชำระ

เดบิต ลูกหนี้การค้า  10,000 บาท

เครดิต ค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญ  10,000 บาท

เดบิต ค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญ  10,000 บาท

เครดิต หนี้สูญได้รับคืน (รายได้อื่น)  10,000 บาท

เดบิต เงินฝากธนาคาร  10,000 บาท

เครดิต ลูกหนี้การค้า  10,000 บาท

โดยหนี้สูญได้รับคืนนำไปแสดงในงบกำไรขาดทุนในหัวข้อรายได้อื่น

 

4.1.2 กรณีไม่ตั้งค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญ

จากตัวอย่างที่ 3.1.2 ลูกหนี้ที่ได้ตัดจำหน่ายเป็นหนี้สูญไปแล้ว นำเงินมาชำระ

เดบิต เงินฝากธนาคาร  10,000  บาท

เครดิต หนี้สูญได้รับคืน (รายได้อื่น)  10,000 บาท

โดยหนี้สูญได้รับคืนนำไปแสดงในงบกำไรขาดทุนในหัวข้อรายได้อื่น

 

4.2 การบันทึกบัญชีหนี้สูญได้รับคืนในกรณีตัดจำหน่ายหนี้สูญไม่ดำเนินการตามหลักเกณฑ์ที่กำหนดในกฎกระทรวง ฉบับที่ 186 (พ.ศ.2534)
4.2.1 กรณีตั้งค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญ
จากตัวอย่างที่ 3.2.1 ลูกหนี้ที่ได้ตัดจำหน่ายเป็นหนี้สูญไปแล้ว นำเงินมาชำระ
เดบิต ลูกหนี้การค้า  10,000 บาท
เครดิต ค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญ  10,000 บาท
เดบิต เงินฝากธนาคาร  10,000 บาท
เครดิต ลูกหนี้การค้า  10,000 บาท

 

4.2.2 กรณีไม่ตั้งค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญ

จากตัวอย่างที่ 3.2.2 ลูกหนี้ที่ได้ตัดจำหน่ายเป็นหนี้สูญไปแล้ว นำเงินมาชำระ

เดบิต เงินฝากธนาคาร  10,000 บาท

เครดิต หนี้สูญได้รับคืน (รายได้อื่น)  10,000 บาท

โดยหนี้สูญได้รับคืนนำไปแสดงในงบกำไรขาดทุนในหัวข้อรายได้อื่น