สำหรับผู้ประกอบการมือใหม่ อาจจะจ้างนักบัญชีมาช่วยทำบัญชีรายรับ-รายจ่ายในช่วงแรก เมื่อมีความรู้และความเข้าใจเบื้องต้น ก็สามารถทำบัญชีเองได้ ด้วยปัจจุบันมีโปรแกรมสำหรับการทำบัญชีรายรับ-รายจ่ายมีมากมายให้เลือกใช้การทำบัญชีรายรับรายจ่ายจึงง่ายขึ้น
จดบันทึกง่าย ๆ ให้ถูกต้อง
รายรับ : รายได้จากการขาย รายได้จากการให้บริการ และรายได้อื่น ๆ
รายจ่าย : ซื้อสินค้า ซื้อวัตถุดิบ ค่าน้ำค่าไฟ เงินเดือน/ค่าจ้าง ค่าเช่าและอื่น ๆ
เครื่องมือที่ใช้ในการบันทึกรายรับ-รายจ่ายธุรกิจ : สมุดบันทึก โปรแกรม Excel แอปพลิเคชัน และซอฟต์แวร์บัญชี
- มีเอกสารประกอบ เช่น ใบเสร็จรับเงิน ใบกำกับภาษี ฯลฯ
- เป็นรายจ่ายที่เกี่ยวข้องโดยตรงกับการประกอบกิจการ
- ลงรายการรายรับ-รายจ่ายให้ลงเป็นยอดรวมของแต่ละวันทำการหรือ ลงรายละเอียดรายการรายรับ-รายจ่ายที่เกิดขึ้นโดยมีเอกสารประกอบ
- ภาษีซื้อที่เกิดจากรายจ่ายนั้นนำมาลงเป็นต้นทุนของสินค้า หรือค่าใช้จ่ายได้ทั้งจำนวน เนื่องจากผู้ประกอบการไม่ได้เป็นผู้ประกอบการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม
- ขายสินค้า/ให้บริการ ซื้อสินค้าและค่าใช้จ่ายอื่น ๆ เป็นเงินเชื่อ ให้บันทึกรายการในวันที่ได้รับชำระ หรือวันที่จ่ายชำระค่าสินค้า/บริการนั้น โดยอธิบายเพิ่มเติมในช่องหมายเหตุ
ตัวอย่างแบบฟอร์มรายงานเงินสดรับ-จ่าย
วิธีการทำเบื้องต้น
1. จัดทำรายงานเงินสดรับ-จ่าย เป็นภาษาไทย หากทำเป็นภาษาต่างประเทศให้มีภาษาไทยกำกับ
2. ลงรายการในรายงานเงินสดรับ-จ่าย ภายใน 3 วันทำการ นับแต่วันที่มีรายได้หรือรายจ่าย
3. สรุปยอดรายรับและรายจ่ายเป็นรายเดือน เพื่อใช้เป็นหลักฐานประกอบการยื่นแบบแสดงรายการภาษีเงินได้บุคคลธรรมดา
ตัวอย่างการลงรายการในรายงานเงินสดรับ-จ่าย