ในยุคที่การเดินทางเป็นปัจจัยสำคัญในการดำเนินธุรกิจ โดยเฉพาะในเมืองใหญ่หรือการเดินทางข้ามจังหวัด การใช้ทางด่วนหรือทางพิเศษ (Expressway/Motorway) ถือเป็นเรื่องปกติที่ช่วยประหยัดเวลาและเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานได้ คำถามที่ผู้ประกอบการหลายท่านสงสัยคือ "ค่าทางด่วน" ที่จ่ายไปนั้น สามารถนำมาบันทึกเป็นค่าใช้จ่ายของกิจการเพื่อหักลดหย่อนภาษีได้หรือไม่ และหากได้ ต้องมีหลักเกณฑ์และวิธีการบันทึกอย่างไรจึงจะถูกต้องตามหลักการทางบัญชีและภาษีอากร

บทความนี้จะพาทุกท่านไปหาคำตอบ พร้อมแนะนำแนวทางปฏิบัติที่ถูกต้อง เพื่อให้มั่นใจว่าการบันทึกค่าใช้จ่ายค่าทางด่วนของท่าน สอดคล้องกับข้อกำหนดของกรมสรรพากร

หลักการพื้นฐาน: ค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับการดำเนินธุรกิจ

ตามประมวลรัษฎากร หลักการสำคัญในการพิจารณาว่ารายจ่ายใดสามารถนำมาหักเป็นค่าใช้จ่ายในการคำนวณกำไรสุทธิเพื่อเสียภาษีเงินได้นิติบุคคลได้นั้น รายจ่ายดังกล่าวจะต้องเป็นรายจ่ายที่ "เกี่ยวข้องโดยตรงกับการประกอบกิจการ" หรือ "เป็นรายจ่ายเพื่อหากำไรหรือเพื่อกิจการโดยเฉพาะ" และต้องไม่ใช่รายจ่ายต้องห้ามตามที่กฎหมายกำหนด นอกจากนี้ จะต้องมีหลักฐานการจ่ายที่น่าเชื่อถือและสามารถพิสูจน์ผู้รับเงินได้

ค่าทางด่วน ถือเป็นค่าใช้จ่ายทางธุรกิจได้หรือไม่?

คำตอบคือ "ได้" หากค่าทางด่วนนั้นเกิดขึ้นจากการเดินทางที่เกี่ยวข้องกับการดำเนินธุรกิจโดยตรง

ตัวอย่างเช่น:

1. การเดินทางไปพบลูกค้าหรือติดต่อธุรกิจ: การเดินทางเพื่อเจรจาการค้า เสนอขายสินค้า/บริการ หรือสร้างความสัมพันธ์ทางธุรกิจ
2. การเดินทางเพื่อขนส่งสินค้า: การใช้ทางด่วนเพื่อให้การขนส่งสินค้าไปยังลูกค้าหรือแหล่งกระจายสินค้าเป็นไปอย่างรวดเร็ว
3. การเดินทางของพนักงานเพื่อปฏิบัติงานนอกสถานที่: เช่น พนักงานขายเดินทางไปหาลูกค้าต่างจังหวัด, ช่างเทคนิคเดินทางไปให้บริการซ่อมบำรุง หรือผู้บริหารเดินทางไปประชุม/สัมมนาที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจ
4. การเดินทางเพื่อซื้อวัตถุดิบหรือติดต่อผู้จำหน่าย (Supplier)

เงื่อนไขสำคัญในการบันทึกค่าทางด่วนเป็นค่าใช้จ่าย

แม้ว่าโดยหลักการแล้ว ค่าทางด่วนจะสามารถบันทึกเป็นค่าใช้จ่ายได้ แต่ก็ต้องเป็นไปตามเงื่อนไขสำคัญดังต่อไปนี้

1. ต้องเป็นการเดินทางเพื่อธุรกิจจริง: กิจการต้องสามารถพิสูจน์และชี้แจงได้ว่าการเดินทางโดยใช้ทางด่วนในแต่ละครั้งนั้น มีวัตถุประสงค์เพื่อการดำเนินธุรกิจ ไม่ใช่การเดินทางส่วนตัวของผู้บริหารหรือพนักงาน (เช่น การเดินทางไป-กลับระหว่างบ้านและที่ทำงานตามปกติ มักไม่ถือเป็นค่าใช้จ่ายของกิจการ เว้นแต่จะมีข้อกำหนดหรือลักษณะงานที่พิเศษออกไป)
2. ต้องมีหลักฐานการจ่ายที่ถูกต้องและน่าเชื่อถือ: นี่คือหัวใจสำคัญที่สุด กิจการจำเป็นต้องมีเอกสารหลักฐานมายืนยันการจ่ายเงินค่าทางด่วนไม่สิ่งใดก็สิ่งหนึ่งซึ่งได้แก่
   • ใบเสร็จรับเงิน หรือ ใบกำกับภาษีอย่างย่อ: ที่ได้รับจากด่านเก็บค่าผ่านทางของการทางพิเศษแห่งประเทศไทย (กทพ.) หรือ กรมทางหลวง (สำหรับมอเตอร์เวย์) โดยเอกสารควรระบุวันที่และจำนวนเงินที่ชัดเจน (แม้ว่าส่วนใหญ่จะเป็นใบเสร็จรับเงิน เนื่องจากค่าผ่านทางมักได้รับการยกเว้นภาษีมูลค่าเพิ่ม)
   • หลักฐานการชำระผ่านระบบอัตโนมัติ (Easy Pass / M-Pass / M-Flow): กรณีใช้ระบบอัตโนมัติ กิจการควรมี
     • ใบแจ้งยอดค่าใช้บริการ (Statement): ซึ่งระบุรายละเอียดการผ่านทางแต่ละครั้ง (วันที่ เวลา ด่านเข้า-ออก จำนวนเงิน)
     • หลักฐานการเติมเงิน: เช่น ใบเสร็จการเติมเงิน หรือ รายการเคลื่อนไหวทางบัญชีธนาคาร/บัตรเครดิตที่ใช้เติมเงิน
     • สิ่งสำคัญ: เพียงแค่ใบแจ้งยอดอาจไม่เพียงพอ กิจการควรมี "บันทึกการเดินทาง (Travel Log)" หรือ "ใบเบิกค่าเดินทาง" ที่ระบุว่าการใช้ Easy Pass/M-Flow ในแต่ละรายการบน Statement นั้น เป็นการเดินทางเพื่อวัตถุประสงค์ทางธุรกิจใด ใครเป็นผู้เดินทาง และเดินทางไปที่ไหน เพื่อเชื่อมโยงค่าใช้จ่ายกับกิจกรรมทางธุรกิจได้อย่างชัดเจน
3. จำนวนเงินสมเหตุสมผล: ค่าใช้จ่ายที่บันทึกต้องสอดคล้องกับเส้นทางการเดินทางและอัตราค่าผ่านทางที่เป็นจริง

ข้อควรระวังและแนวปฏิบัติที่ดี

1. แยกแยะการใช้งานส่วนตัว: หากมีการใช้รถยนต์ของกิจการ หรือ Easy Pass/M-Flow ของกิจการ เพื่อการเดินทางส่วนตัว จะต้องมีการแยกค่าใช้จ่ายส่วนนี้ออก ไม่สามารถนำมาบันทึกเป็นค่าใช้จ่ายของกิจการได้ทั้งหมด การมีบันทึกการเดินทางที่ชัดเจนจะช่วยในการแยกแยะได้
2. การเก็บรักษาเอกสาร: ควรเก็บใบเสร็จรับเงินค่าทางด่วน หรือ Statement การใช้ Easy Pass/M-Flow พร้อมเอกสารประกอบ (เช่น บันทึกการเดินทาง ใบเบิกค่าใช้จ่าย) ไว้เป็นหลักฐานอย่างน้อย 5 ปี ตามที่กฎหมายกำหนด เพื่อใช้แสดงต่อเจ้าหน้าที่สรรพากรหากมีการตรวจสอบ
3. ความสม่ำเสมอในการบันทึก: ควรบันทึกค่าใช้จ่ายอย่างสม่ำเสมอ และมีระบบการอนุมัติค่าใช้จ่ายเดินทางที่รัดกุม
4. ภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT): โดยทั่วไป ค่าบริการทางด่วนและทางหลวงพิเศษระหว่างเมือง (มอเตอร์เวย์) ได้รับการยกเว้นภาษีมูลค่าเพิ่ม ดังนั้น ใบเสร็จที่ได้รับมักจะเป็น "ใบเสร็จรับเงิน" ไม่ใช่ "ใบกำกับภาษี" ทำให้กิจการไม่สามารถนำภาษีจากค่าทางด่วน (ถ้ามี ซึ่งปกติไม่มี) มาขอคืนหรือหักเป็นภาษีซื้อได้ แต่ยังคงสามารถบันทึกค่าใช้จ่ายทางด่วน ทั้งจำนวน เป็นรายจ่ายในการคำนวณภาษีเงินได้นิติบุคคลได้

สรุป

ค่าทางด่วนสามารถนำมาบันทึกเป็นค่าใช้จ่ายของกิจการได้อย่างแน่นอน หากเป็นการเดินทางที่เกี่ยวข้องและจำเป็นต่อการดำเนินธุรกิจโดยตรง สิ่งสำคัญที่สุดคือการมี "หลักฐานการจ่ายที่น่าเชื่อถือ" และสามารถ "พิสูจน์วัตถุประสงค์ทางธุรกิจ" ของการเดินทางนั้นๆ ได้ การจัดทำบันทึกการเดินทางควบคู่ไปกับการเก็บรักษาใบเสร็จรับเงิน หรือ Statement การใช้ Easy Pass/M-Flow อย่างเป็นระบบ จะช่วยให้กิจการสามารถใช้สิทธิประโยชน์ทางภาษีได้อย่างถูกต้อง และลดความเสี่ยงจากปัญหาที่อาจเกิดขึ้นจากการตรวจสอบของกรมสรรพากร

หากกิจการของท่านมีการใช้ทางด่วนเป็นประจำ ควรวางระบบการเบิกจ่ายและจัดเก็บเอกสารที่เกี่ยวข้องให้รัดกุม เพื่อให้การบันทึกค่าใช้จ่ายนี้เป็นไปอย่างถูกต้องและมีประสิทธิภาพสูงสุด หากมีข้อสงสัยในทางปฏิบัติที่ซับซ้อน สนใจปรึกษาด้านบัญชีหรือภาษีอากรเพิ่มเติมสามารถติดต่อ ARAC ได้เรามีผู้เชี่ยวชาญด้านบัญชีและภาษีที่จะช่วยจัดการรายการด้านบัญชีของธุรกิจได้