เมื่อพูดถึง “ทำบัญชี” อาจเป็นเรื่องทั่วไปของบริษัทขนาดกลาง และบริษัทขนาดใหญ่ เพราะในบริษัทเหล่านี้จะมีแผนกบัญชี หรือมีงบประมาณสำหรับจ้างสำนักบัญชี เพื่อมาดูแลบัญชีภายในบริษัทอยู่แล้ว รวมถึงมีผู้ตรวจสอบบัญชีเพื่อกันความผิดพลาดของตัวเลขและข้อมุลซึ่งมีผลกับธุรกิจอย่างมาก แต่บริษัทขนาดเล็ก ที่เป็นบริษัทมือใหม่ อาจต้องใช้เวลาในการเรียนรู้เกี่ยวกับการทำบัญชีไปก่อน บางบริษัทอาจยังไม่มีนักทำบัญชีจริงจัง อาทิเช่น ธุรกิจเกิดใหม่จากเพจรีวิว หรือุรกิจรูปแบบใหม่ ๆ เป็นต้น

       การทำบัญชีเบื้งต้น สำหรับบริษัทใหม่ในยุคปัจจุบัน ไม่ได้น่ากลัวและไม่ได้ยากขนาดนั้น เพียงคุณทำตามขั้นตอน มีเอกสารในการทำบัญชีครบและทำบัญชีให้ถูกต้องก็ไม่มีอะไรต้องห่วง ส่วนใหญ่บริษัทขนาดเล็ก ๆ ต้องทำบัญชีเบื้องต้นไปก่อน ซึ่งมีหลายสิ่งที่ต้องทำด้วยตัวเอง โดยเฉพาะเอกสารที่จำเป็นทำทุกครั้งที่มีการขายสินค้า และควรบันทึกทุกครั้งที่มีการจ่ายเงินที่เกี่ยวข้องกับบริษัทด้วย

ทำบัญชีด้วยตนเอง สำหรับบริษัทใหม่ต้องทำเอกสารดังต่อไปนี้

ใบเสนอราคา

         ใบเสนอราคา (Quatation) ถือเป็นเอกสารที่ใช้แสดงความน่าเชื่อถือของผู้ขาย หรือผู้ให้บริการ เนื่องจากเอกสารฉบับนี้จะแสดงให้เห็นถึงรายละเอียด และเป็นตัวแทนของบริษัทที่ส่งถึงมือของลูกค้า เป็นหนึ่งในเอกสารที่บริษัทผู้ขายออกให้กับผู้ซื้อหรือผู้ใช้บริการที่สนใจในผลิตภัณฑ์และบริการของเรา เพื่อดูรายละเอียดและราคาทั้งหมดก่อนตัดสินใจซื้อ โดยภายในเอกสารจะต้องระบุให้ชัดเจน เกี่ยวกับชื่อผลิตภัณฑ์ ค่าใช้จ่ายต่าง ๆ วันจัดส่งสินค้า วิธีการชำระเงิน รวมถึงเงื่อนไขของทางบริษัท

ใบเสร็จรับเงิน

           ใบเสร็จ (Receipt) เป็นหนึ่งในเอกสารสำคัญที่ผู้รับเงินจะออกให้กับผูัจ่ายเงิน เพื่อเป็นหลักฐานในการยืนยันว่าผู้รับเงิน หรือผู้ขายได้รับเงินอย่างถูกต้องแล้ว และยังเป็นเอกสารที่ยืนยันว่าผู้จ่ายเงินได้ทำการจ่ายเงินให้กับผู้ขายเรียบร้อยแล้วเช่นกัน ดังนั้นถ้าไม่มีเอกสารนี้ก็ไม่สามารถยืนยันการจ่ายเงินหรือรับเงินได้เลย

ใบวางบิล หรือใบแจ้งหนี้

           ใบวางบิลหรือใบแจ้งหนี้ (Invoice) เป็นเอกสารที่ออกเพื่อให้ลูกค้าทราบถึงจำนวนเงินที่ต้องจ่าย ซึ่งการทำใบวางบิลหรือใบแจ้งหนี้จะต้องใส่รายละเอียดให้ตรงกับใบเสนอราคา แต่จะออกเอกสารนี้หรือไม่ขึ้นอยู่กับบริษัท บริษัทเล็ก ๆ ไม่ต้องทำก็ได้

ใบกำกับภาษี 

          อีกหนึ่งเอกสารที่สำคัญ เพราะเป็นเอกสารที่ออกคู่กับใบเสร็จรับเงิน เป็นเอกสารที่เรารู้จักกันในชื่อ VAT (Tax Invioce) โดยบริษัทที่จะออกใบกำกับภาษีได้ต้องเป็นบริษัทที่จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม ซึ่งมีหน้าที่ออกใบกำกับภาษีให้กับผู้ซื้อสินค้าทุกครั้ง เมื่อมีการซื้อผลิตภัณฑ์หรือบริการ เพื่อแสดงจำนวนเงินของสินค้า หรือบริการ และจำนวนภาษีมูลค่าเพิ่มที่เรียกเก็บจากผู้ซื้อสินค้าและบริการ

         เอกสารที่กล่าวไปข้างต้น เป็นเพียงหนึ่งในการทำบัญชีเบื้องต้น สำหรับบริษัทขนาดเล็กที่พึ่งเริ่มต้นเท่านั้น บริษัทขนาดกลางและขนาดใหญ่อาจมีรายละเอียดมากกว่านี้ ซึ่งต้องมีระบบบัญชีที่มีประสิทธิภาพ ส่วนระบบบัญชีของบริษัทขนาดเล็กไม่ได้ยากขนาดนั้นถ้ามีระบบบัญชีที่ดี

         หากคุณเป็นมือใหม่ต้องการระบบบัญชีสามารถปรึกษาได้ที่ สำนักงานบัญชีของเรา บริษัท เอ.อาร์.แอ็คเคานติ้ง คอนซัลแตนท์ จำกัด เรายินดีให้คำปรึกษาและบริการที่น่าเชื่อถือด้านบัญชีกับคุณ